Hiện nay các doanh nghiệp có rất nhiều lựa chọn để lựa chọn một hệ thống điện thoại doanh nghiệp, đặc biệt thời điểm này các hệ thống VoIP rất nổi bật trên thị trường. Các bạn đang phân vân không biết nên lựa chọn hệ thống điện thoại nào tốt nhất, phù hợp nhất mà lại đảm bảo về chất lượng mẫu mã, giá cả. Hiểu được khó khăn này Du Hưng sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc chọn lựa một hệ thống điện thoại cho doanh nghiệp của mình.

1. Hệ thống điện thoại doanh nghiệp hoạt động như thế nào?

Hệ thống điện thoại doanh nghiệp thường hoạt động với tổng đài (tổng đài nhánh riêng), hệ thống điện thoại trong một công ty quản lý luồng cuộc gọi và tự động định tuyến cuộc gọi dựa trên các quy tắc được định cấu hình trước. Điều này có nghĩa là với một tổng đài, khi người gọi đến công ty của bạn, chúng có thể tự động được chuyển đến tiện ích mở rộng mong muốn mà không cần nhân viên của bạn can thiệp, giúp tăng cường hiệu quả kinh doanh.

Các thành phần hệ thống điện thoại tổng đài phát triển theo thời gian. Khi mới ra mắt, thường được gọi là hệ thống điện thoại PBX tương tự / cũ, các doanh nghiệp nhỏ không có lựa chọn nào khác ngoài việc dựa vào các đường dây điện thoại truyền thống để liên lạc. Và chỉ có các tính năng điện thoại rất hạn chế có sẵn để tận dụng tại thời điểm đó. Tuy nhiên, sự xuất hiện của công nghệ điện thoại dựa trên internet (VoIP) đã thay đổi cuộc chơi.

Khả năng sử dụng dịch vụ điện thoại internet đã mang lại các hệ thống điện thoại dựa trên VoIP thế hệ tiếp theo cho phép bạn thực hiện cuộc gọi thoại bằng kết nối Internet băng thông rộng. Các hệ thống VoIP mạnh mẽ như vậy dành cho doanh nghiệp nhỏ đã giúp các dịch vụ điện thoại tiên tiến như truyền thông hợp nhất trở nên khả thi và mở ra nhiều cơ hội hơn cho các công ty truyền thông kinh doanh tên lửa liên quan đến việc giảm chi phí cuộc gọi và cải thiện hiệu quả.

2. Loại hệ thống điện thoại dành cho doanh nghiệp nhỏ

Các hệ thống điện thoại doanh nghiệp nhỏ thường có 3 loại: hệ thống điện thoại cố định truyền thống, hệ thống Điện thoại VoIP tại chỗ và Tổng đài được lưu trữ hoặc Hệ thống Điện thoại Cloud. Dưới đây là giới thiệu sơ lược của từng loại hệ thống.

#1. Hệ thống điện thoại cố định truyền thống

Thường được hỗ trợ bởi một công ty điện thoại địa phương hoặc khu vực, các hệ thống điện thoại cố định truyền thống dựa trên tương tự và sử dụng các hộp phần cứng tổng đài vật lý. Họ chạy qua Mạng điện thoại chuyển mạch công cộng (PSTN) và kết nối điện thoại thông qua hệ thống dây đồng của công ty điện thoại. Chìa khóa của một tổng đài tương tự là nó kết nối với các đường POTS có trước Internet. Và mặc dù các hệ thống như vậy có lịch sử lâu nhất, chúng không có khả năng sử dụng nhiều tính năng của hệ thống điện thoại hiện đại, như thư thoại đến email và không thể thực hiện các cuộc gọi độ nét cao.

Tốt nhất cho: các doanh nghiệp đã mua dịch vụ điện thoại cố định và có ít yêu cầu đối với các tính năng điện thoại tiên tiến như mở rộng di động, liên lạc thống nhất, cuộc gọi video, v.v.

 

#2. Hệ thống điện thoại VoIP tại chỗ

Một hệ thống điện thoại kinh doanh VoIP tại chỗ là một trong đó phần cứng PBX được giữ tại chỗ trong tủ máy chủ của bạn. Thay vì kết nối vật lý với PBX bằng hệ thống dây đồng, điện thoại kết nối với PBX qua Mạng cục bộ (LAN) của văn phòng, thường tận dụng kết nối Internet giống như máy tính văn phòng của bạn. Các thiết bị ngoại vi như cổng và điện thoại thông thường thường tương tác trực tiếp với PBX. Ngoài ra, bên cạnh hỗ trợ dòng VoIP (SIP Trunk), một số hệ thống điện thoại VoIP tại chỗ thậm chí có thể kết hợp các dòng điện thoại truyền thống (ISDN, PSTN, GSM) mà không cần dựa vào các thiết bị khác, mang lại sự linh hoạt và tiết kiệm chi phí hơn.

Các hệ thống VoIP hàng đầu dành cho các doanh nghiệp nhỏ cho phép bạn gặt hái tất cả những lợi ích của công nghệ VoIP hiện đại: giảm tỷ lệ cuộc gọi, cuộc gọi nội bộ miễn phí, chức năng VoIP phong phú, tăng tính di động, khả năng mở rộng, v.v. Các tính năng nâng cao như IVR, hàng đợi cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi và hội nghị được cung cấp với sự dễ dàng sử dụng.

Tốt nhất cho:  các doanh nghiệp nhỏ muốn chức năng của một hệ thống điện thoại tinh vi với mức giá hợp lý và muốn kiểm soát hoàn toàn hệ thống của họ và truy cập thiết bị mọi lúc.

#3. Tổng đài được lưu trữ hoặc Hệ thống Điện thoại Cloud

Nếu bạn muốn tốt nhất trong các hệ thống VoIP dành cho doanh nghiệp nhỏ không cần bảo trì cũng như có lợi thế trong tương lai, hệ thống điện thoại đám mây là lựa chọn lý tưởng. Chúng có dạng phần mềm hoặc ứng dụng web và hoạt động với sự trợ giúp của kết nối Internet. Họ thực sự không có hệ thống tổng đài vật lý. Thay vào đó, một tổng đài ảo được lưu trữ trên đám mây giúp động cơ của họ hoạt động. Nhà cung cấp dịch vụ xử lý tất cả các cập nhật và bảo trì tổng đài ảo, giải phóng bạn khỏi nhiều mối quan tâm về CNTT.

Hệ thống điện thoại đám mây được coi là bằng chứng trong tương lai. Họ cung cấp các tính năng của một hệ thống điện thoại hoàn chỉnh và cho phép các doanh nghiệp đang phát triển thêm đường dây điện thoại và người dùng một cách dễ dàng. Tính di động cao hơn cũng có thể được mong đợi vì người dùng có thể truy cập chức năng điện thoại văn phòng của họ ở bất cứ đâu có kết nối Internet.

Tốt nhất cho:  các doanh nghiệp đang phát triển với ngân sách cố định không có nhân viên CNTT để vận hành và bảo trì phần cứng PBX. Cũng tốt cho các doanh nghiệp muốn truy cập nhanh vào các tính năng hệ thống điện thoại mới hoặc có nhiều địa điểm và muốn tất cả hệ thống của họ trên một nền tảng.

3. Những điều cần biết trong một hệ thống VoIP dành cho doanh nghiệp nhỏ

Khi bạn đang suy nghĩ về việc nên đầu tư loại hệ thống VoIP nào, chắc chắn có một số yếu tố bạn phải xem xét. Dưới đây là một vài nội dung chính:

#1. Tính năng

Khía cạnh đầu tiên và quan trọng nhất của việc lựa chọn một giải pháp phù hợp là hiểu những tính năng được cung cấp. Xác định các tính năng có sẵn và sắp xếp chúng phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp của bạn là rất quan trọng.

Nếu các tính năng điện thoại quan trọng như hàng đợi cuộc gọi, IVR và hội nghị bị thiếu hoặc có thêm chi phí, thì sản phẩm có thể không phải là giải pháp phù hợp. Nhìn chung, các hệ thống VoIP đi kèm với khả năng truyền thông hợp nhất sẽ là tốt nhất cho doanh nghiệp để phát triển và rút ngắn thời gian chạy liên lạc.

Dưới đây là danh sách các tính năng phải có để chọn hệ thống VoIP tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ:
 

#2. Chi phí và đầu tư

Các hệ thống VoIP tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ phải có khả năng đáp ứng nhu cầu kinh doanh đồng thời phù hợp với ngân sách. Chi phí ban đầu, tổng chi phí sở hữu và cơ sở hạ tầng hiện có nên được xem xét.

Chi phí ban đầu: Các  giải pháp VoIP được lưu trữ thường có chi phí trả trước thấp và thường được tính dưới dạng phí hàng tháng cho mỗi người dùng. Sử dụng hệ thống điện thoại VoIP tại chỗ có chi phí trả trước cao hơn, nhưng sau đó không, hoặc chỉ rất ít, phí định kỳ hàng tháng. Nếu cả hai hệ thống cung cấp đủ dịch vụ bạn sẽ cần, hãy xem xét nếu tài chính của công ty bạn gọi một mô hình thanh toán khác, điều đó có thể sẽ quyết định loại hệ thống nào bạn nên chọn.

Tổng chi phí sở hữu :  Thật khó để quyết định xem một giải pháp VoIP được lưu trữ có thể chi phí ít hơn hoặc cao hơn so với đầu tư phần cứng tại chỗ, vì chúng được trả theo các mô hình khác nhau. Nhưng nhiều năm sử dụng hệ thống của bạn có thể đưa ra một gợi ý cơ bản. Thực hiện một phép tính đơn giản dựa trên năm bạn có xu hướng sử dụng hệ thống và bạn sẽ nhận được câu trả lời của mình.

Cơ sở hạ tầng hiện tại: Xem xét cơ sở hạ tầng công nghệ hiện tại của bạn: tổng đài hiện tại, bộ điện thoại, cổng, cáp hoặc bất kỳ loại trung kế nào. Thực hiện đánh giá hoặc tham khảo ý kiến ​​với các nhà cung cấp dịch vụ có thể để xem liệu chúng có thể được bảo tồn và kết hợp với hệ thống mới một cách liền mạch hay không. Khả năng tương tác tuyệt vời giữa cơ sở hạ tầng hiện tại của bạn và các giải pháp mới sẽ không chỉ giúp bạn đạt được hiệu quả chi phí tốt nhất mà còn giúp bạn tránh được nhiều rắc rối trong quá trình cung cấp.

#3. Dễ sử dụng và quản lý

Nếu bạn không có tài nguyên CNTT chuyên dụng, hãy nghĩ đến một hệ thống điện thoại dễ sử dụng, quản lý và thiết lập. Các hệ thống VoIP chất lượng dành cho doanh nghiệp nhỏ, dựa trên nền tảng đám mây hoặc tại chỗ, cung cấp quy trình triển khai liền mạch và giúp bạn định cấu hình dịch vụ của mình với bảng điều khiển trực quan dựa trên web. Lý tưởng nhất là với hệ thống điện thoại được xếp hạng hàng đầu, bạn có thể thực hiện các thay đổi (ví dụ: thêm tiện ích mở rộng cho người dùng mới) trong cấu hình điểm và nhấp trong vài phút và không cần phụ thuộc vào quản trị viên hệ thống chuyên nghiệp.

Dưới đây là 4 tính năng chính mà hệ thống điện thoại VoIP dễ sử dụng nên được trang bị:

 

  1. Bảng điều khiển dựa trên web (Cổng thông tin trực tuyến)

  2. Cung cấp tự động điện thoại IP

  3. Điện thoại di động

  4. Thông báo sự kiện (Thông báo tức thì)

#4. Mở rộng trong tương lai

Không có gì có thể kìm hãm sự phát triển của công ty bạn, đặc biệt là hệ thống điện thoại của bạn. Xem xét làm thế nào doanh nghiệp của bạn có thể phát triển trong năm tới. Nếu có tiềm năng tăng trưởng nhanh, bạn sẽ cần xem xét điều này sẽ ảnh hưởng đến việc mua hàng của bạn như thế nào.

Thông thường, các giải pháp VoIP được lưu trữ hoặc Cloud PBX có thể thích ứng cả về quy mô và chi phí để theo kịp tốc độ phát triển kinh doanh của bạn. Nhưng hầu hết các cơ sở dựa trên có năng lực hệ thống tối đa hạn chế. Nếu bạn quyết định sử dụng hệ thống tổng đài tại chỗ, hãy cân nhắc mua một thiết bị lớn hơn mức cần thiết ban đầu để phù hợp với sự phát triển của bạn.

Ngoài ra, bất kể tùy chọn bạn chọn, hãy đảm bảo rằng nó có tích hợp rộng nhất có thể. Điều này sẽ cho phép bạn thêm hoặc xóa các thành phần khi có nhu cầu thông qua phần mềm liên kết tất cả các tài nguyên tại chỗ và trên nền tảng đám mây.

#5. Dự phòng

Thời tiết xấu có thể phát sinh bất cứ lúc nào, tàn phá các hệ thống thông tin liên lạc kinh doanh thiếu các giải pháp khắc phục thảm họa mạnh mẽ. Điều này đặc biệt có vấn đề đối với các tổ chức như trung tâm ứng phó khẩn cấp, cần phải luôn luôn hoạt động.
 
Trong quá trình lựa chọn của bạn, hãy đảm bảo rằng hệ thống mới của bạn đi kèm với khả năng tránh / khắc phục thảm họa để chuyển đổi dự phòng liền mạch trong thời tiết khắc nghiệt. Các giải pháp như Chờ nóng , Chuyển đổi dự phòng 4G LTE hoặc Tự động sao lưu & khôi phục hệ thống nên được xem xét.
 

4. Câu hỏi thường gặp về hệ thống điện thoại doanh nghiệp - Các tình huống và giải pháp chung

Q: Tôi đã có một hệ thống điện thoại cố định truyền thống. Tôi có nhận được nhược điểm của việc tiếp tục sử dụng nó?

Trả lời: Hệ thống điện thoại cố định truyền thống là các giải pháp được thử nghiệm theo thời gian và tự hào về mức độ tin cậy cao. Nhưng vấn đề là các tùy chọn mới không còn được xây dựng, điều đó có nghĩa là công nghệ mới hiếm khi được phát triển cho các hệ thống điện thoại cố định. Mặc dù bạn vẫn có thể có nhiều tính năng hữu ích như chuyển cuộc gọi, liên lạc nội bộ và xếp hàng cuộc gọi, các tiện ích bổ sung này có thể nhanh chóng tăng chi phí - đặc biệt là nếu kỹ thuật viên được yêu cầu phải ra và cài đặt các đường dây cần thiết. Bên cạnh đó, khi các hệ thống điện thoại cố định truyền thống ngày càng mất đi sự hỗ trợ, việc tìm kiếm các chuyên gia để phục vụ các loại hệ thống này sẽ ngày càng khó khăn hơn.

H: Nhân viên của tôi và tôi có thể sử dụng điện thoại di động cho mục đích kinh doanh không?

Trả lời:  Hoàn toàn có thể nếu bạn đang đầu tư vào hệ thống VoIP cho doanh nghiệp nhỏ. Sử dụng hệ thống VoIP cung cấp ứng dụng điện thoại mềm như Yeastar sẽ cho phép bạn biến các thiết bị di động của mình thành tiện ích mở rộng văn phòng đầy đủ tính năng. Bạn có thể tiếp cận chức năng điện thoại văn phòng của mình ở bất cứ đâu và luôn thể hiện một hình ảnh chuyên nghiệp.

Q: Nhân viên từ xa có thể truy cập hệ thống điện thoại doanh nghiệp không?

Trả lời: Các hệ thống VoIP dựa trên đám mây dành cho doanh nghiệp nhỏ cho phép người dùng tự do nhận và thực hiện các cuộc gọi kinh doanh từ mọi nơi, ngay cả khi không cần điện thoại di động dành riêng cho doanh nghiệp. Các hệ thống VoIP tại chỗ thường cho phép đăng ký mở rộng từ xa và cung cấp nhiều tính năng di động để người dùng duy trì hoạt động từ xa.

H: Nếu doanh nghiệp của tôi có nhiều địa điểm, có vấn đề gì không nếu tôi có hệ thống tại chỗ hoặc hệ thống dựa trên đám mây?

Trả lời:  Mặc dù cả hệ thống tại chỗ và trên nền tảng đám mây đều có thể hỗ trợ tổ chức với nhiều địa điểm, hệ thống được lưu trữ trên đám mây giúp đơn giản bằng cách xây dựng một hệ thống tập trung trực tuyến có thể tiếp cận ở bất cứ đâu. Điều đáng chú ý là một số hệ thống tổng đài tại chỗ cũng cung cấp các giải pháp đa trang web dễ dàng, như Yeastar Multisite Interconnect, để cho phép liên lạc liên ngành liền mạch và giảm thiểu việc cung cấp cần thiết.

Ở đâu cung cấp hệ thống điện thoại chính hãng?

Công ty cổ phần công nghệ Du Hưng chuyên phân phối và lắp đặt hệ thống tổng đài VoIp và hệ thống điện thoại cho doanh nghiệp. Với đội ngũ lãnh đạo đầy sức trẻ, sáng tạo và tận tụy, DHT  hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin và viễn thông với hoạt động chính là cung cấp các giải pháp và thiết bị liên quan đến công nghệ VOIP tại thị trường Việt Nam, DHS tham gia vào nhiều lĩnh vực mũi nhọn. Mọi thắc mắc quý khách hàng vui lòng liên hệ: Tell: 028 7300 0246 - Hotline: 0937550075 (Mr. Ẩn)

Add: 215/56 Đường Nguyễn Xí, P.13, Q.Bình Thạnh, Tp. HCM

Email: [email protected]