Di chuyển từ điện thoại tiêu chuẩn sang VoIP có thể mang lại lợi ích. 

Trong bài viết này, chuyên gia điện thoại Jon Arnold kiểm tra ba trường hợp sử dụng VoIP phổ biến.

Một khi một doanh nghiệp nhận ra tiềm năng của VoIP, nhiều câu hỏi có thể được nêu ra - không chỉ về công nghệ, mà còn là giá trị kinh doanh của nó. Công nghệ mới thường ngụ ý rủi ro. Nhưng trong trường hợp của VoIP, mối quan tâm đó phải là danh nghĩa.

Trong khi nhiều doanh nghiệp vẫn đang tìm hiểu về lợi ích của VoIP , công nghệ này đủ trưởng thành để thay thế cho điện thoại di sản Việc xem xét này rất quan trọng vì công nghệ ghép kênh phân chia thời gian cơ bản ( TDM ) đã phục vụ cho các doanh nghiệp rất lâu.

Kết quả hình ảnh cho VoIP

Khi hiểu được nhu cầu về VoIP, lịch sử này có liên quan bởi vì thanh được đặt quá cao. TDM là tốn kém, nhưng cung cấp chất lượng vượt trội và độ tin cậy. Đối với các phòng CNTT, TDM không đặt ra bất kỳ thách thức lớn về mạng nào, và đối với quản lý, trường hợp kinh doanh phải mạnh mẽ để cân nhắc việc thay thế một cái gì đó hoạt động rất tốt.

Di chuyển sang VoIP thường yêu cầu sự cố trong điện thoại của tổ chức - hoặc là lỗi hệ thống hoặc giới hạn dung lượng. Trong trường hợp này, việc giữ cho các điện thoại chạy thường xuyên hơn các nhu cầu khác. Nhưng trong hầu hết các trường hợp, ba trường hợp sử dụng VoIP phổ biến dẫn đến việc di chuyển.

 

Trường hợp sử dụng VoIP # 1: Giảm chi phí điện thoại

Curbing chi phí là trường hợp sử dụng tiêu chuẩn cho VoIP, dẫn đến tiết kiệm khoảng 20% ​​đến 30%. Các doanh nghiệp thường chuyển sang VoIP như một biện pháp tiết kiệm chi phí vì hai lý do. Đầu tiên là một nhu cầu cụ thể để cắt giảm chi phí điện thoại , đặc biệt là các dịch vụ miễn phí hoặc gần như miễn phí như Skype trở nên phổ biến hơn trong doanh nghiệp. Thứ hai sẽ là một nhiệm vụ rộng lớn hơn từ quản lý để giảm chi phí hoạt động, trong trường hợp này, mọi thứ trong lĩnh vực CNTT sẽ là trò chơi công bằng.

Chuyển sang VoIP sẽ giải quyết các mục tiêu này ngay lập tức, nhưng về lâu dài, độ lớn của tiết kiệm sẽ giảm đi. Các doanh nghiệp sẽ nhận tiền tiết kiệm ngay lập tức cho dịch vụ, vì tốc độ dòng hàng tháng sẽ thấp hơn TDM và nhiều tính năng nâng cao phát sinh phí bổ sung với điện thoại tiêu chuẩn được bao gồm miễn phí với VoIP. Hơn nữa, với VoIP, các cuộc gọi đường dài trong nước về cơ bản sẽ không tốn chi phí và các cuộc gọi quốc tế chắc chắn sẽ ít hơn.

Về mặt kinh tế, điều này bổ sung thêm vào tiết kiệm dòng dưới cùng, nhưng điều đó phải được tương phản với tổng chi phí di chuyển sang VoIP. Mặt khác, giảm chi phí đáng chú ý tồn tại với sự hội tụ mạng , nơi mà lưu lượng điện thoại chuyển từ mạng thoại chuyên dụng sang mạng dữ liệu. Việc di chuyển sang VoIP cũng có tiềm năng tiết kiệm phần cứng, vì chi phí của các hệ thống điện thoại và điện thoại di động dựa trên IP sẽ ít hơn so với tiếp tục với các hệ thống cũ.

Tuy nhiên, có thể có các chi phí ẩn với các nâng cấp mạng để hỗ trợ VoIP trên mạng LAN và các hình phạt có thể có để kết thúc các hợp đồng hiện có với các nhà cung cấp điện thoại. Các doanh nghiệp nâng cấp từ một hệ thống điện thoại cũ lên một thiết lập VoIP sẽ cần phải mở rộng dung lượng mạng của họ để thực hiện lưu lượng thoại và có thể thêm các thân SIP .

Hơn nữa, khả năng quản lý mạng mới sẽ là cần thiết để ưu tiên lưu lượng thoại và cung cấp bảovệ bảo mật VoIP thích hợp Cuối cùng, tổ chức sẽ cần cơ sở hạ tầng mạng cụ thể của VoIP như cổng truyền thông và bộ điều khiển biên phiên . Nhìn chung, giảm chi phí có thể là một trường hợp sử dụng vững chắc cho VoIP, nhưng chỉ khi chuyển đổi được thực hiện với những yếu tố này trong tâm trí.

Trường hợp sử dụng VoIP # 2: Nhấn nút làm mới

Các doanh nghiệp không thể cạnh tranh với công nghệ kế thừa, và VoIP có thể là một chất xúc tác cho sự thay đổi. Ở cấp độ chức năng, công nghệ kế thừa có thể đạt đến giới hạn tự nhiên của nó, buộc các doanh nghiệp phải thay thế các hệ thống TDM cũ của họ. Thông thường, các doanh nghiệp có một môi trường điện thoại hoạt động tốt, nhưng chỉ cho mục đích dự định của nó. Tuy nhiên, một khi nhân viên áp dụng các công nghệ mới, việc sử dụng điện thoại di sản của họ sẽ giảm đi.

So với các chế độ giọng nói khác - hoặc dựa trên web hoặc di động - TDM không thể hỗ trợ cách mọi người giao tiếp hôm nay. Phong cách làm việc trên thiết bị di động đang trở thành tiêu chuẩn và nhân viên không thể thực sự hiệu quả khi được kết nối với điện thoại bàn của họ. Trong khi VoIP vẫn đang nổi lên trên các thiết bị di động , các chế độ dựa trên PC là phổ biến và có thể đi một chặng đường dài để hỗ trợ nhân viên làm việc tránh xa bàn làm việc của họ.

Hơn nữa, nhân viên ngày càng dựa vào các chế độ dựa trên web khác như email, trò chuyện và video, và VoIP tích hợp với những thứ này, trong khi TDM không thể. Khi việc sử dụng điện thoại bàn thả xuống trở nên rõ ràng hơn, lợi ích của VoIP cho doanh nghiệp là rõ ràng.

Một trường hợp sử dụng chiến lược hơn là môi trường mạng tổng thể. Không giống như điện thoại di sản, VoIP không phải là một ứng dụng độc lập. Ngoài hỗ trợ giọng nói thời gian thực, VoIP bổ sung thêm giá trị bằng cách tích hợp với các ứng dụng dữ liệu khác qua mạng LAN. Điều này đưa VoIP đến một mức độ cao hơn, nơi mà giọng nói có thể kết hợp liền mạch với các chế độ video và văn bản, không chỉ cho giao tiếp nội bộ, mà còn khi giao dịch với khách hàng.

VoIP cũng cung cấp cho các doanh nghiệp cơ hội di chuyển quản lý điện thoại của họ sang đám mây. Điện thoại cũ đã được quản lý trên cơ sở, nhưng các tùy chọn được lưu trữ dựa trên đám mây đang được ưu tiên cho VoIP, điều này có thể dẫn đến một loại công nghệ làm mới rộng hơn. Các dịch vụ dựa trên đám mây tiếp tục mở rộng tính linh hoạt của VoIP.

Các doanh nghiệp có thể không nhìn thấy những khả năng này cho đến khi họ nhìn sâu hơn về VoIP - và khi điều đó xảy ra, sự chú ý sẽ chuyển sang mạng, nâng cao câu hỏi mới về cách tốt nhất để hỗ trợ tất cả điều này. Thay vì chỉ cập nhật một hệ thống điện thoại hiện có, VoIP có thể dẫn dắt một doanh nghiệp xem xét một công nghệ làm mới rộng hơn, đặc biệt là xung quanh khoản đầu tư cần thiết để phân phối các khả năng này.

Trường hợp sử dụng VoIP # 3: Cải thiện năng suất

Trường hợp sử dụng này được xây dựng dựa trên phiên bản trước đó, nhưng cũng có thể tự đứng ra để hỗ trợ quyết định mua VoIP. Ở đây, tuy nhiên, tập trung vào nhân viên hơn là những gì tốt nhất cho CNTT và mạng.

Đối với hầu hết các doanh nghiệp, năng suất là chủ quan, do đó, trường hợp sử dụng rất khó để định lượng. Số liệu tồn tại cho điều này, nhưng chúng không được sử dụng rộng rãi bên ngoài trung tâm liên lạc. VoIP có thể làm cho nhân viên hiệu quả hơn theo nhiều cách khác nhau.

Hai ví dụ chính sẽ là thư thoại kèm theo hình ảnh và hội nghị đặc biệt . VoIP cung cấp thông báo bằng email với các tệp âm thanh MP3 cho tin nhắn thoại, giúp nhân viên dễ dàng quản lý các cuộc gọi nhỡ từ bất kỳ đâu. Với lực lượng lao động phân tán ngày nay, hội nghị âm thanh đặc biệt cho phép cộng tác theo những cách mà TDM không bao giờ có thể hỗ trợ.

Bản chất của giọng nói trong thời gian thực giúp cộng tác hiệu quả hơn khi so sánh với các ứng dụng gần thời gian thực như email hoặc trò chuyện. Khi các doanh nghiệp làm cho năng suất trở thành một nền tảng của việc trở nên cạnh tranh hơn, trường hợp sử dụng VoIP này sẽ trở nên hiển nhiên đối với việc quản lý .