Khi tắt ISDN và PSTN, việc di chuyển sang hệ thống điện thoại doanh nghiệp dựa trên IP đã trở thành một xu hướng không thể tránh khỏi. Các công ty sau đó phải đối mặt với sự lựa chọn giữa triển khai tại chỗ hoặc trên nền tảng cloud. Vâng, cuộc tranh luận đã diễn ra trong nhiều năm. Mặc dù tất cả các quảng cáo tiếp thị, cuối cùng không có lựa chọn nào tốt hơn giữa chúng. Có những khác biệt cơ bản cũng như ưu và nhược điểm đối với từng lựa chọn và những cân nhắc sẽ khác nhau đối với mỗi doanh nghiệp.

Để giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt, chúng tôi sẽ đưa ra 5 câu hỏi chính mà bạn nên hỏi khi lựa chọn giữa hệ thống tổng đài tại chỗ và Cloud. Trước khi bắt đầu, chúng ta hãy xem nhanh 2 triển khai này.

Tổng đài tại chỗ

Với giải pháp thoại tại chỗ, phần cứng được cài đặt và chạy tại chỗ tại văn phòng hoặc trung tâm dữ liệu của bạn. Bạn mua và sở hữu phần cứng hệ thống điện thoại, mạng, thiết bị máy chủ và nhiều hơn nữa, và nhân viên CNTT của bạn sẽ chăm sóc tất cả các bản cập nhật và bảo trì liên quan đến hệ thống. Các cuộc gọi được định tuyến thông qua các đường dây điện thoại truyền thống (ISDN, PSTN, GSM) cũng như trung kế SIP.

Tổng đài Cloud

Một hệ thống tổng đài được lưu trữ dựa trên Cloud được cung cấp hoàn toàn qua Internet và được quản lý hoàn toàn ngoài trang web bởi một nhà cung cấp dịch vụ. Thiết bị duy nhất bạn cần mua là điện thoại bàn. Bạn có một số quyền kiểm soát hệ thống trong khi nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ cung cấp dịch vụ thoại và thực hiện tất cả các cập nhật và bảo trì. Hầu hết các giải pháp thoại được lưu trữ được tính phí tại cơ sở đăng ký với các gói phút hoặc theo phút.

1. Ngân sách và mô hình định giá ưa thích của bạn là gì?

Một trong những khác biệt lớn giữa tổng đài tại chỗ và cloud là chi phí trả trước.

Cloud PBX thường rơi vào mô hình OpEx với phí hàng tháng hoặc hàng năm phải chăng hơn, chi phí thiết bị ban đầu thấp và chi phí thiết lập. Có nghĩa là ít tiền hơn để bắt đầu. Không có phí bảo trì liên quan. Các nhà cung cấp dịch vụ có xu hướng cung cấp một số gói thuê bao với các giấy phép, tính năng và gói phút khác nhau.

Đối với tùy chọn tại chỗ, bạn cần trả trước đầy đủ cho thẻ phần cứng và giao diện (nếu cần) để đảm bảo quyền sở hữu hoàn toàn của hệ thống. Tuy nhiên, nó cũng giúp bạn tránh khỏi rủi ro tăng phí và có nghĩa là chi phí hàng tháng thấp hơn sau khi chi phí được chi trả.

Các doanh nghiệp lớn thường ưu tiên mua thiết bị riêng của họ trước, trong khi các doanh nghiệp nhỏ hơn được ưa chuộng trả tiền trên cơ sở đăng ký.

2 Bạn có thích kiểm soát hoàn toàn hệ thống điện thoại doanh nghiệp của mình không?

Khi bạn đặt hệ thống tổng đài tại chỗ, bạn sẽ có toàn quyền kiểm soát thông tin liên lạc kinh doanh. Nó có thể phù hợp hơn cho các công ty có nhu cầu giao tiếp phức tạp và năng động vì họ có thể sửa đổi nó khi cần thiết. Ngoài ra, nếu dịch vụ Internet ngừng hoạt động, họ vẫn có thể dựa vào các đường dây điện thoại truyền thống để đảm bảo gián đoạn dịch vụ tối thiểu.

Nếu bạn chọn giải pháp dựa trên Cloud, trách nhiệm điều hành PBX thuộc về bên thứ ba. Đây có thể là một lợi thế rất lớn cho các doanh nghiệp nhỏ có ít tài nguyên hơn. Rủi ro tiềm tàng là nhà cung cấp dịch vụ có thể không cung cấp chất lượng dịch vụ đã hứa.

Nói tóm lại, đó là sự lựa chọn giữa kiểm soát và trách nhiệm. Kiểm soát nhiều hơn đối với hệ thống tương đương với nhiều trách nhiệm hơn trong việc duy trì và quản lý nó.

3. Bạn có thấy trước những thay đổi đáng kể trong cấp độ nhân viên không?

Về mặt mở rộng hệ thống, một giải pháp lưu trữ dựa trên Cloud thường có khả năng mở rộng hơn so với giải pháp tại chỗ. Cloud PBX cung cấp một giải pháp linh hoạt hơn cho các doanh nghiệp với việc tăng hoặc giảm nhân viên trong suốt vòng đời của hệ thống. Việc tăng và giảm các phần mở rộng điện thoại có thể được thực hiện ngay lập tức và các doanh nghiệp chỉ trả tiền cho những gì họ cần.

Nếu bạn là một doanh nghiệp thời vụ với nhu cầu liên lạc biến động hoặc trải qua sự tăng trưởng nhanh chóng, một mô hình được lưu trữ có thể hoạt động tốt hơn cho bạn. Nếu doanh nghiệp của bạn khá ổn định và không có thay đổi đáng kể về số lượng nhân viên trong tương lai gần, thì hoàn toàn ổn khi lựa chọn triển khai tại chỗ.

4 Bạn có nhiều văn phòng hoặc nhân viên từ xa không?

Hệ thống Cloud PBX có khả năng hợp nhất trụ sở với các văn phòng ở xa và một số nhân viên làm việc từ xa bằng cách hợp nhất các phần mở rộng điện thoại của mỗi nhân viên trong một hệ thống.

Đối với tổng đài tại chỗ, nó chắc chắn có khả năng xử lý người dùng từ xa và nhiều văn phòng, nhưng so với giải pháp dựa trên đám mây, nó có thể phức tạp và tốn kém hơn một chút.

Khi truyền thông hợp nhất trở thành chuẩn mực mới. Giờ đây, nhiều giải pháp tại chỗ và Cloud có thể cung cấp cả điện thoại di động và máy tính để bàn cũng như bộ tính năng UC toàn diện bao gồm VoIP, hội nghị, cộng tác, nhắn tin hợp nhất, v.v. Hãy nhớ cân nhắc nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động trên nhiều địa điểm và có nhân viên từ xa vì nó sẽ mang lại sự cải thiện hiệu quả và tiện lợi cao.

5 Nhân viên CNTT của bạn có khả năng duy trì hệ thống không?

Với việc triển khai tại chỗ, trách nhiệm cài đặt, nâng cấp và bảo trì đều thuộc về đội ngũ nhân viên CNTT của bạn. Vì vậy, trước khi mua một tổng đài tại chỗ, các doanh nghiệp nên đánh giá sức mạnh CNTT của họ. Bạn có kỹ thuật viên có chuyên môn cần thiết để xử lý tất cả những công việc? Bên cạnh đó, một số doanh nghiệp có thể có tài nguyên CNTT hoàn toàn có khả năng quản lý hệ thống điện thoại doanh nghiệp của họ nhưng sẽ ưu tiên cho các dự án quan trọng hơn và tạo doanh thu.

Một hệ thống điện thoại được lưu trữ dựa trên đám mây tùy thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ để quản lý hệ thống. Điều này sẽ có lợi cho các doanh nghiệp nhỏ và các doanh nghiệp khởi nghiệp thiếu chuyên môn kỹ thuật hoặc tài nguyên. Cũng không cần phải lo lắng về bất kỳ vấn đề mạng.

Tổng kết

Cả tại chỗ và tổng đài Cloud đều là các hệ thống điện thoại kinh doanh hiệu quả và đáng tin cậy mang lại những lợi ích khác nhau. Trong khi mỗi hệ thống có thể là một lựa chọn tốt hơn cho các yêu cầu liên lạc cụ thể. Khi có sự lựa chọn giữa họ, có rất nhiều yếu tố, chẳng hạn như quy mô doanh nghiệp của bạn, số lượng văn phòng từ xa, trình độ chuyên môn kỹ thuật của bạn, khả năng phụ thuộc vào các nhà cung cấp dịch vụ và hơn thế nữa.

Hãy đánh giá kỹ lưỡng trước khi mua. Chúng tôi đã xây dựng Hướng dẫn dành cho người mua hệ thống điện thoại doanh nghiệp nhỏ để giúp bạn tìm đúng hệ thống điện thoại kinh doanh VoIP giúp bạn tiết kiệm tiền bạc, thời gian và công sức.

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ DU HƯNG

Địa chỉ: 215/56 Đường Nguyễn Xí, P.13, Q.Bình Thạnh, Tp. HCM

Điện thoại:  (028) 7300 0246